Eenvoudig indelen
In alle opwinding over ondernemingsbreed documentbeheer wordt de individuele pc vaak over het hoofd gezien. Bedrijven die investeren in oplossingen voor documentbeheer voor de onderneming, moeten echter goed voor ogen houden dat medewerkers het grootste deel van hun tijd werken met documenten op hun eigen pc in plaats van in een netwerkarchief.
Veel mensen gaan ervan uit dat Microsoft® Windows® alle noodzakelijke functies biedt voor documentbeheer, maar dat is niet zo. PaperPort Professional is het enige programma dat een aanvulling vormt op Windows en de mogelijkheid biedt om gescande papieren documenten en PDF-documenten snel, simpel en effectief te beheren via een digitaal bureaublad. Tegelijkertijd vormt het de perfecte opstap voor ondernemingsbrede documentbeheersoftware. U vindt gewoonweg nergens een ander pc-documentbeheerprogramma waarmee dit allemaal mogelijk is.
Het beste wat uw pc is overkomen sinds Windows
PaperPort werkt uitermate efficiënt samen met Microsoft Windows en profiteert van alle functies die al beschikbaar zijn voor een complete documentbeheeromgeving op de pc. Het programma gebruikt de bestaande mapstructuur in Windows, maar geeft u de mogelijkheid op elk moment te bepalen welke mappen u wilt zien. PaperPort is eenvoudigweg het ultieme bureaublad voor documentbeheer onder Windows.
Goed beveiligd - conform alle regels op dit gebied
Dankzij de ongeëvenaarde integratie van PaperPort in Windows kunt u ervan op aan dat PaperPort mappen op uw computer alleen toegankelijk maakt voor degenen die hiervoor gemachtigd zijn. En u heeft op uw beurt alleen toegang tot mappen waarvoor u toegangsrechten heeft.
PaperPort gebruikt de bestaande beveiliging die is ontwikkeld en geïmplementeerd via Windows, zodat uw IT-medewerkers het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden en er geen aanvullende investeringen nodig zijn. U wordt gevraagd wachtwoorden in te voeren. Deze zijn even noodzakelijk als wanneer u direct in Windows werkt. Voor gedeelde mappen waarvoor u beheerdersrechten heeft, kunt u de toegang volledig naar eigen inzicht instellen en wijzigen. Bovendien biedt PaperPort de mogelijkheid afzonderlijke PDF-bestanden te beveiligen via geavanceerde wachtwoordcontrole.
Intuïtief bureaublad met miniaturen
Het bureaublad van PaperPort Professional bevat grote, duidelijke miniaturen van pagina's en documenten. Zo kunt u heel simpel aan de slag met bestanden van andere programma's, digitale foto's, PDF-bestanden, gescande en digitale formulieren, opgeslagen webpagina's en al uw gescande papieren documenten. U kunt snel door al uw bestanden bladeren en deze indelen en gebruiken zonder dat u ze hoeft te openen om de inhoud te zien.
Mappenbeheer
Dankzij de uitgebreide functies voor mappenbeheer kunt u documenten ordenen, zodat u snel toegang heeft tot de informatie erin. U kunt mappen markeren met een van de 29 beschikbare kleuren. Mappen en submappen met duidelijk herkenbare namen zorgen ervoor dat u uw documenten eenvoudig terugvindt. U kunt mapnotities gebruiken, die tijdens het scannen automatisch worden toegevoegd aan de bestanden. Het is zelfs mogelijk om in één keer meerdere mappen te maken door een lijst met mapnamen uit een tekstbestand te importeren.
PDF-documenten samenstellen door te slepen
PaperPort Professional beschikt over een uniek gesplitst bureaublad met miniaturen van zowel afzonderlijke pagina's als hele documenten. U kunt hele documenten naar een ander document slepen of alleen bepaalde pagina's van het ene PDF-document naar een ander kopiëren.
Door gescande documenten en foto's te combineren met Microsoft® Word-, Excel®- en PowerPoint®-bestanden kunt u snel uw eigen PDF-documenten samenstellen. Vervolgens kunt u dit PDF-document eenvoudig per e-mail versturen naar wie u maar wilt. Zonder dat u kosten hoeft te maken voor afdrukken, kopiëren, faxen of postverzending. Het lijkt op het stapelen, nieten en verzenden van echt papier, alleen is het heel wat sneller, eenvoudiger en groener.
Digitale formulieren snel en gemakkelijk invullen
Binnen een paar minuten maakt u overzichtelijke formulieren die u kunt verspreiden en doorzoeken en die een exacte kopie zijn van de oorspronkelijke papieren formulieren. U kunt de formulierelementen helemaal naar wens instellen, zodat u altijd beschikt over een perfect formulier. Dankzij de PaperPort-functie FormTyper™ hoeft u nooit meer een formulier handmatig in te vullen.
FormTyper herkent selectievakjes automatisch en identificeert de formuliervelden, zodat u met de tabtoets snel naar het volgende veld kunt gaan, de gewenste informatie kunt typen en het volledig ingevulde formulier vervolgens kunt afdrukken, opslaan of per e-mail verzenden. U kunt een gescande handtekening toevoegen via een van de transparante stempels van PaperPort. Het is sneller en goedkoper dan formulieren faxen of per post verzenden. En uw onleesbare handschrift is ook geen probleem meer!
Belangrijke bestanden direct terugvinden
In PaperPort Professional kunt u veelgebruikte mappen voorzien van een bladwijzer, zodat u direct toegang heeft tot uw documenten. Via de knop Vorige gaat u heel eenvoudig terug naar onlangs bekeken mappen. Zo verliest u geen tijd met navigeren.
Documenten direct terugvinden via standaardzoekmachines
Omdat PaperPort alle gescande documenten en digitale bestanden opslaat als volledig doorzoekbare PDF-bestanden, vindt u alles altijd snel en simpel terug. Het enige wat u hoeft te doen is een of meer trefwoorden of woordgroepen invullen in Windows® Desktop Search of Google® om snel naar een specifiek bestand op de computer te gaan.
Indexeren als het u uitkomt
Profiteer van rustige perioden en plan met de flexibele Index Manager van PaperPort Professional wanneer en hoe beeldbestanden worden geconverteerd naar doorzoekbare bestanden. Dit gebeurt met de ingebouwde OmniPage Search Indexer.