Eenvoudig delen
In een zakelijke omgeving werkt u vandaag de dag nooit alleen. E-mail is een snel en gemakkelijk communicatiemiddel als u samen met mensen uit uw werkgroep of buiten uw organisatie documenten wilt reviseren en goedkeuren. PaperPort Professional 14 converteert Word®-bestanden en andere bewerkbare documenten naar beter beveiligde PDF-bestanden, die via uw e-mailprogramma worden verstuurd. De bestanden kunnen worden gelezen en voorzien van annotaties, maar niet worden bewerkt.
Met PDF's zijn er geen problemen met de e-mailcapaciteit, incompatibele bestanden of geheimhouding. Eindelijk kunt u documenten simpel en veilig verspreiden en kunnen collega's en klanten eenvoudig commentaar geven.
Efficiënte, kleine PDF-kleurenbestanden voor verspreiding
Het scannen en verspreiden van PDF-bestanden in kleur kan een hele klus zijn. Een pagina van een gescand PDF-kleurenbestand is soms al meer dan één MB groot. Als u dus meerdere kleurenpagina's scant, wordt het bestand al gauw te groot om per e-mail te verzenden. PaperPort Professional maakt nu gebruik van de compressietechnologie PDF-MRC, waarmee u een kleurenbestand van 15 MB comprimeert tot minder dan 2 MB.
Commentaar vastleggen met een uitgebreide annotatieset
Met annotaties, zoals notities en markeringen, maar ook rechte en vrije lijnen, kunt u het document voorzien van commentaar. Deze annotaties kunt u vervolgens in PaperPort bekijken. De tekstvakken kunt u qua tekstinhoud en vorm helemaal naar wens instellen.
Dynamische en transparante stempels
Een dynamische stempel van PaperPort bevat automatisch de auteur, datum en tijd. Een transparante stempel is ideaal voor het toevoegen van gescande handtekeningen aan documenten om uw goedkeuring aan te geven.
PDF's beveiligen
Via geavanceerde beveiligingsfuncties zoals wachtwoorden en codering kunt u bepalen wie toegang heeft tot specifieke documenten en wie deze mag wijzigen. Op deze manier kunt u documenten verspreiden zonder het risico op schending van de geheimhouding of wijzigingen door onbevoegden.
Webpagina's vastleggen als PDF
U kunt webpagina's vastleggen als PDF-bestanden, zodat u beschikt over een offline kleurenkopie. Dit is een prima manier om een permanente kopie van een website te archiveren of onderzoek via internet te versnellen. Het is ook ideaal als u webpagina's liever als PDF-bijlage verspreidt dan als koppeling. Voor dat laatste is immers een internetverbinding vereist. Een vastgelegde webpagina ziet er precies hetzelfde uit een papieren afdruk, dus het is een perfecte manier om zonder papierverspilling bijvoorbeeld een bewijs van uw aankopen op internet op te slaan.
Eenvoudige documentworkflow
Documenten die u naar de PaperPort-balk Verzenden naar sleept, kunt u direct e-mailen, faxen of naar een centraal archief op een bestandsserver in het netwerk zenden. In combinatie met de PDF-bestandsindeling wordt het nu wel heel makkelijk om documenten te verspreiden in een indeling die op elke computer waar ook ter wereld kan worden bekeken en afgedrukt.
Naadloos bestanden verplaatsen tussen pc's en ECM-systemen
Met PaperPort Professional kunt u snel bestanden verplaatsen van een pc naar een documentbeheersysteem als Microsoft® SharePoint®. U kunt bestanden ook rechtstreeks naar een DMS scannen.
Indexeren als het u uitkomt
Profiteer van rustige perioden en plan met de flexibele Index Manager van PaperPort Professional wanneer en hoe beeldbestanden worden geconverteerd naar doorzoekbare bestanden. Dit gebeurt met de ingebouwde OmniPage Search Indexer.