Organisation facile
Si la gestion des documents à l'échelle de l'entreprise a suscité beaucoup d'engouement au cours des dernières années, force est de constater que les postes de travail des employés ont largement été oubliés. Mais au moment d'investir dans une solution professionnelle de gestion documentaire, les entreprises ne doivent pas oublier que leurs employés passent la plus grande partie de leur temps à exploiter les documents directement sur leur PC, et non pas dans un référentiel réseau.
Elles pourraient, à tort, se convaincre que Microsoft® Windows® fournit toutes les fonctionnalités requises pour la gestion des documents. Mais seul PaperPort Professional comble les lacunes des fonctionnalités de Windows, qui empêchent une gestion rapide, simple et efficace des documents papier numérisés et des fichiers PDF. PaperPort offre également une passerelle idéale vers les systèmes de gestion documentaire en place au niveau de l'entreprise. Une chose est sûre : aucune autre application de gestion de documents sur PC n'est aussi complète que PaperPort !
La meilleure chose qui soit arrivée à votre PC depuis Windows !
PaperPort s'intègre en toute transparence à Microsoft Windows, tirant parti des fonctionnalités déjà existantes pour créer un environnement complet de gestion de documents sur PC. PaperPort exploite la structure de dossiers Windows existante et vous permet de personnaliser, à tout instant, l'affichage de vos dossiers. Aucun doute : PaperPort est la solution idéale pour gérer vos documents sous Windows.
Sécurité — l'obligation de mise en conformité
En raison de la parfaite intégration de PaperPort à Windows, vous avez l'assurance que PaperPort n'autorisera l'accès aux dossiers de votre PC qu'aux utilisateurs détenant les droits d'accès appropriés. Et vous ne pourrez accéder qu'aux dossiers pour lesquels vous disposez des droits d'accès.
PaperPort utilise un système de sécurité développé et mis en œuvre via Windows. Votre personnel informatique n'aura donc aucun effort de déploiement à fournir, et vous n'aurez pas d'investissement supplémentaire à prévoir. Vous serez invité à saisir un mot de passe chaque fois que cela s'avérera nécessaire, comme si vous travailliez directement sous Windows. Vous disposez également d'un contrôle total pour modifier l'accès aux dossiers partagés pour lesquels vous possédez les droits d'administration. En outre, PaperPort offre la possibilité de sécuriser des fichiers PDF spécifiques à l'aide d'un contrôle par mot de passe avancé.
Bureau intuitif affichant de larges vignettes
PaperPort Professional offre un bureau visuel unique affichant de larges vignettes de vos documents et des pages qu'ils contiennent. Grâce à ces vignettes, vous pouvez manipuler, gérer et retrouver en un clin d'œil tous vos fichiers d'applications, photos numériques, fichiers PDF, formulaires numérisés ou électroniques, pages Web capturées et documents papier numérisés ! Vous pouvez explorer, organiser et gérer l'ensemble de vos fichiers sans avoir à les ouvrir pour en connaître le contenu.
Gestion des dossiers
De puissantes fonctionnalités de gestion de dossiers vous permettent d'organiser vos documents pour faciliter l'accès aux informations. Attribuez une couleur à vos dossiers, parmi les 29 disponibles, pour les retrouver rapidement au sein d'une structure de travail complexe. Organisez vos informations au sein de répertoires personnalisés pour retrouver tous vos documents en un clin d'œil. Ajoutez des notes à vos dossiers, pour que ces informations soient automatiquement ajoutées aux documents numérisés qui y sont placés. Créez instantanément une multitude de dossiers en important une liste de noms de dossiers depuis un fichier texte.
Compilation de PDF par simple glisser-déposer
PaperPort Professional offre une vue fractionnée unique de votre espace de travail, affichant de larges vignettes claires et simples à manipuler de tous vos documents et des pages qu'ils contiennent. Insérez des documents entiers dans d'autres documents, par simple « glisser-déposer », ou copiez et collez les pages que vous souhaitez d'un fichier PDF vers un autre.
Assemblez en un clin d'œil tous vos documents Microsoft® Word, Excel® et PowerPoint® au sein d'un même fichier PDF. Leur conversion est automatique ! Ensuite, il ne vous reste plus qu'à envoyer par e-mail votre document PDF personnalisé aux destinataires de votre choix. Vous échappez ainsi au coûteux schéma que représentent la copie et l'envoi par fax ou par la poste. En fait, le principe reste le même, mais en beaucoup plus rapide, efficace et écologique !
Remplissage rapide de formulaires électroniques
En quelques minutes, créez des formulaires en tous points identiques aux documents d'origine, que vous pouvez partager et sur lesquels vous pouvez lancer des recherches. Le contrôle étendu des éléments de formulaires vous permet d'obtenir des formulaires toujours parfaits. Grâce à la fonctionnalité FormTyper™ de PaperPort, vous n'aurez plus jamais à remplir de formulaires à la main.
Une fois votre formulaire reconnu par FormTyper, vous n'aurez qu'à passer d'un champ à l'autre à l'aide de la touche de tabulation, entrer vos informations, puis imprimer, enregistrer ou envoyer par e-mail le formulaire rempli ! En outre, des tampons transparents vous permettent d'ajouter une signature numérisée. Tout cela est beaucoup plus rapide et économique que si vous aviez dû remplir votre formulaire à la main et l'envoyer par fax ou par courrier. Et vous n'avez pas à vous soucier de la lisibilité de votre écriture !
Retrouvez vos dossiers importants en quelques clics !
PaperPort Professional vous permet de mettre en signet les dossiers que vous utilisez le plus souvent afin de vous permettre d'accéder immédiatement à vos documents de travail. Un bouton « Précédent » permet d'afficher les derniers dossiers consultés sans perdre de temps à les rechercher.
Localisation instantanée de documents à l'aide des moteurs de recherche standard
PaperPort enregistre sur le bureau tous vos documents numérisés et fichiers électroniques sous forme de fichiers PDF pouvant faire l'objet de recherches. De cette manière, vous retrouvez en un clin d'œil tout ce que vous recherchez ! Il vous suffit d'entrer un ou plusieurs mots clés dans Windows® Desktop Search ou Google® pour retrouver un fichier enregistré sur votre ordinateur ou sur le réseau.
Planification des tâches d'indexation
Puissant et flexible, le gestionnaire d'index de PaperPort Professional vous permet de planifier les travaux d'indexation de vos dossiers aux heures où votre ordinateur est le moins sollicité. Vous pouvez ainsi définir quand et comment PaperPort doit utiliser son module d'OCR intégré, OmniPage Search Indexer, pour convertir vos fichiers image en documents autorisant les recherches.