Einfach ordnen
Im Zuge der Umstellung auf unternehmensweite Dokumentenmanagementlösungen ist der einzelne Desktop weitgehend in den Hintergrund gerückt. Wenn Unternehmen in Dokumentenmanagementsoftware investieren, dürfen sie jedoch nicht vergessen, dass die Mitarbeiter die meiste Zeit Dokumente auf dem eigenen PC bearbeiten und keineswegs im zentralen Dokumentenspeicher.
Viele halten es für selbstverständlich, dass Microsoft® Windows® alle Funktionen bietet, die man zur Verwendung von Dokumenten benötigt, aber das ist einfach nicht der Fall. Nur PaperPort Professional schließt die Lücke zwischen dem Funktionsangebot von Windows und der Notwendigkeit, gescannte Papier- und PDF-Dokumente schnell, mühelos und effektiv auf einem digitalen Desktop zu verwalten. Gleichzeitig bietet es die perfekte Brücke zur unternehmensweiten Dokumentenmanagementsoftware. Sie werden keine andere Dokumentenmanagement-Anwendung für den PC finden, die all dies leisten kann.
Das Beste, was Ihrem PC seit Windows passiert ist
PaperPort ist für eine besonders reibungslose Zusammenarbeit mit Microsoft Windows ausgelegt und nutzt dessen Funktionen für das Desktop-Dokumentenmanagement. Es nutzt die vorhandene Ordnerstruktur in Windows, ermöglicht jedoch jederzeit eine ganz individuelle Ansicht Ihrer jeweiligen Ordner. PaperPort ist einfach der ultimative Dokumentendesktop für Windows.
Daten sicher geschützt – Datenschutzverletzungen sind kein Kavaliersdelikt
Dank der hervorragenden Einbindung von PaperPort in Windows können Sie sicher sein, dass PaperPort nur Nutzern mit den entsprechenden Berechtigungen Zugriff auf Ihre Ordner gewährt. Sie wiederum können nur auf Ordner zugreifen, für die Sie Zugriffsrechte besitzen.
PaperPort verwendet die bereits in Windows entwickelte und implementierte Sicherheit, sodass Ihre IT-Abteilung das Rad nicht neu erfinden muss und Sie keine zusätzlichen Investitionen tätigen müssen. Wie bei der Arbeit in Windows werden Sie aufgefordert, ein Passwort einzugeben, wenn Sie eine geschützte Datei aufrufen. Außerdem können Sie mit Administratorrechten selbst bestimmen, wer Zugriff auf gemeinsame Ordner erhält. Zusätzlich haben Sie in PaperPort die Möglichkeit, einzelne PDF-Dateien mit einem hochentwickelten Passwortschutz zu versehen.
Intuitiver Desktop mit Miniaturansichten
PaperPort Professional verfügt über einen visuellen Desktop mit großen, deutlichen Seiten- und Dokumentminiaturen, anhand derer Sie effektiver mit Ihren Anwendungsdateien, digitalen Fotos, PDF-Dateien, gescannten und elektronischen Formularen, gespeicherten Webseiten und allen gescannten Papierdokumenten umgehen können. Alle Ihre Dateien lassen sich problemlos durchsuchen, ordnen und verwenden, ohne dass Sie sie zuerst öffnen müssen.
Ordnerverwaltung
Dank umfassender Funktionen zur Ordnerverwaltung können Sie alle Dokumente so organisieren, dass Sie schnell auf alle Daten zugreifen können. Sie können Ihre Ordner zur besseren Unterscheidung mit bis zu 29 Farben kennzeichnen. Ordnerfarben helfen Ihnen, gesuchte Dokumente rasch zu finden. Weisen Sie Ordnern informative Ordnermerkmale zu, die automatisch auf gescannte Dateien übertragen werden können. Sie können sogar mehrere Ordner gleichzeitig erstellen, indem Sie eine strukturierte Ordnerliste aus einer Textdatei importieren.
PDF-Dokumente per Drag & Drop kombinieren
Der PaperPort Professional-Desktop zeigt nicht nur das Dokument selbst als Miniaturansicht, sondern auch seine einzelnen Seiten an. Ziehen Sie ganze Dokumente einfach in ein anderes Dokument oder kopieren Sie einzelne Seiten aus einem PDF-Dokument in ein anderes.
Individuelle PDF-Dokumente lassen sich im Nu aus beliebigen gescannten Seiten und Fotos kombiniert mit Microsoft® Word-, Excel®- oder PowerPoint®-Dateien zusammenstellen. Anschließend können Sie das kombinierte PDF-Dokument einfach per E-Mail an die gewünschten Empfänger senden. Kein teures Drucken, Kopieren, Faxen und Versenden mehr. Sie können Ihre Dokumente sortieren, zusammenheften und versenden wie auf Papier – nur deutlich schneller, einfacher und umweltfreundlicher.
Elektronische Formulare schnell und einfach ausfüllen
Erstellen Sie in Minutenschnelle saubere, durchsuchbare und anwendungsunabhängig nutzbare Formulare, die genauso aussehen wie das gedruckte Original. Dank umfassender Formularsteuerungselemente gelingt Ihnen jedes Formular. Mit der FormTyper™-Funktion von PaperPort müssen Sie nie wieder ein Formular drucken und per Hand ausfüllen.
FormTyper erkennt Ankreuzfelder automatisch und findet Formularfelder, sodass Sie mit der Tabulatortaste zum nächsten ausfüllbaren Feld springen und alle erforderlichen Daten eingeben können. Dann das ausgefüllte Formular drucken, speichern oder per E-Mail versenden – fertig! Mit einem Stempel mit transparentem Hintergrund können Sie anschließend Ihre gescannte Unterschrift anbringen. Das ist nicht nur schneller als Faxen oder Postversand, sondern auch deutlich billiger. Und Übertragungsfehler durch unleserliche Handschrift gehören der Vergangenheit an.
Wichtige Ordner auf Anhieb finden
In PaperPort Professional können Sie Ihre am häufigsten verwendeten Ordner mit Lesezeichen versehen, so dass Sie sie sofort wiederfinden. Mit einer „Zurück“-Schaltfläche gelangen Sie bequem zu zuvor besuchten Ordnern, ohne umständliches Suchen und Navigieren.
Gesuchte Dokumente mithilfe von Standard-Suchmaschinen sofort finden
Da PaperPort alle Ihre gescannten Dokumente und elektronischen Dateien als voll durchsuchbare PDF-Dateien auf Ihrem digitalen Desktop speichert, ist das Finden der richtigen Informationen ein Kinderspiel. Geben Sie einfach Stichwörter oder Suchbegriffe in die Desktopsuche von Windows® oder Google® ein, und die gesuchte Datei auf Ihrem Computer oder im Netzwerk wird sofort gefunden.
Indizierung zum besten Zeitpunkt
Mit dem flexiblen Index-Manager von PaperPort Professional können Sie einplanen, wie und wann PaperPort mit dem integrierten OmniPage Search Indexer Bilddateien in durchsuchbare Dokumente konvertieren soll - beispielsweise nachts.