Einfach verteilen
Im modernen Unternehmen sind Einzelkämpfer eine ausgestorbene Spezies – Teamarbeit heißt die Devise. Über E-Mail lassen sich Dokumente schnell und sicher innerhalb einer Arbeitsgruppe oder gemeinsam mit externen Geschäftspartnern bearbeiten und absegnen. Zur Optimierung des digitalen Überarbeitungsprozesses bedient sich PaperPort Professional 14 Ihres aktuellen E-Mail-Systems. Word-Dateien und andere bearbeitbare Dokumente werden in schreibgeschützte PDF-Dateien umgewandelt, die zwar gelesen und kommentiert, aber nicht geändert werden können.
Keine Engpässe mehr durch Versenden großer Dateien per E-Mail, keine Kompatibilitätsprobleme mehr, kein Risiko für die Datensicherheit. Endlich lassen sich Dokumente einfach und sicher im Unternehmen zur Verfügung stellen. Gleichzeitig können Kollegen und Kunden die Dateien problemlos mit ihren Anregungen und Kommentaren versehen.
Scannen in effiziente, kleine Farb-PDF-Dateien zum Weiterleiten
Farb-PDF-Dateien zu scannen und zu versenden ist ein schwieriges Unterfangen. Jede einzelne Seite kann dabei leicht über 1 MB groß werden. Wenn Sie mehrere Farbseiten scannen, wird eine solche Datei schnell zu groß und lässt sich nicht mehr per E-Mail versenden. PaperPort Professional verwendet die Komprimierungstechnologie PDF-MRC. Damit schrumpft eine 15-MB-Farbdatei auf weniger als 2 MB!
Überarbeitungskommentare mit vielseitigen Anmerkungswerkzeugen
Zum Kommentieren der PDF-Dateien bietet PaperPort praktische Anmerkungswerkzeuge, wie Haftnotizen, Hervorhebungen, Linien und Freiformen sowie Stempel. Text und Rahmen von Textfeldern können individuell angepasst werden.
Dynamische und transparente Stempel
Mit dynamischen Stempeln fügen Sie automatisch Verfasser, Datum und Uhrzeit hinzu. Durch Stempel mit transparentem Hintergrund können Sie Vorgänge mit Ihrer gescannten Unterschrift genehmigen.
Sicherheitseinstellungen für PDFs
Mit den professionellen Sicherheitsfunktionen, wie Passwortschutz und Verschlüsselung, legen Sie fest, wer Zugriff auf die einzelnen Dokumente erhält und/oder Änderungen daran vornehmen darf. So können Sie Dokumente ohne Risiko für die Geheimhaltung oder unbefugte Änderungen sicher weiterleiten.
Webseiten im PDF-Format erfassen
Sie können Webseiten als PDF-Dateien erfassen und sich damit eine originalgetreue Kopie für den Offline-Gebrauch erstellen. Ideal ist dies zum Festhalten eines bestimmten Webseitenstatus, Beschleunigen von Internetrecherchen oder Versenden ganzer Webseiten als PDF-Anhang anstelle einer URL, zu deren Aufruf erst eine Internetverbindung hergestellt werden muss. Im PDF-Format erfasste Webseiten unterscheiden sich in nichts von einer gedruckten Webseite. Diese papiersparende Funktion eignet sich z. B. hervorragend zum Speichern von Bestellbestätigungen bei Online-Einkäufen.
Sendeleiste für den Dokumentenfluss
Sie können Dokumente mit einem einfachen Drag&Drop auf die PaperPort-Sendeleiste per E-Mail oder Fax versenden oder in einem Netzwerkordner ablegen. Durch die Kombination von PDF-Format und Sendeleiste können Dokumente auf einfachste Art in einem universell lesbaren und druckbaren Format weltweit versandt werden.
Nahtlose Übertragung von Dateien zwischen PC und ECM
In PaperPort Professional lassen sich Dateien schnell scannen oder von einzelnen Desktops in Dokumentenmanagement-Systeme wie Microsoft® SharePoint® übertragen.
Indizierung zum besten Zeitpunkt
Mit dem flexiblen Index-Manager von PaperPort Professional können Sie einplanen, wie und wann PaperPort mit dem integrierten OmniPage Search Indexer Bilddateien in durchsuchbare Dokumente konvertieren soll - beispielsweise nachts.