Facilità di organizzazione
La grande attenzione data negli ultimi anni alle soluzioni di gestione dei documenti a livello aziendale ha diminuito l'attenzione al computer del dipendente. Tuttavia, mentre le aziende investono in soluzioni software di gestione dei documenti, devono anche tener presente che i dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo intervenendo su documenti presenti sul proprio PC anziché in un archivio di rete.
Spesso si pensa che Microsoft® Windows® offra tutte le funzioni necessarie per la gestione di documenti, ma questo non è vero. PaperPort Professional è l'unica soluzione che completa l'offerta di Windows dando la possibilità di gestire documenti cartacei digitalizzati e documenti PDF in modo facile, rapido ed efficace su un desktop digitale. Contemporaneamente rappresenta un perfetto punto di partenza per integrare un software di gestione dei documenti a livello aziendale. Non esiste un'altra applicazione di gestione dei documenti per PC in grado di fare tutto questo.
La cosa migliore che possa accadere al vostro PC dall'invenzione di Windows
PaperPort è progettato per funzionare con Microsoft Windows nel modo più efficiente possibile, sfruttando le funzioni necessarie già disponibili per un ambiente completo di gestione dei documenti su desktop. PaperPort utilizza la struttura di cartelle esistente in Windows e permette in qualsiasi momento di scegliere quali cartelle visualizzare. PaperPort è semplicemente il desktop definitivo per documenti su Windows.
Sicuri e protetti: la conformità è un obbligo
Grazie all'integrazione avanzata di PaperPort con Windows, PaperPort garantisce l'accesso alle cartelle del computer solo a chi dispone dei dovuti diritti di accesso. A vostra volta, potrete accedere solo alle cartelle per le quali disponete dei corrispondenti diritti di accesso.
PaperPort utilizza la protezione sviluppata e implementata già esistente in Windows pertanto il personale IT non dovrà ricominciare tutto da zero e non sarà necessario fare ulteriori investimenti. Il software richiede le password opportune come se si stesse lavorando direttamente in Windows. È inoltre possibile il controllo completo degli accessi alle cartelle condivise per le quali si dispone di diritti amministrativi. Inoltre, PaperPort offre la possibilità di proteggere singoli file PDF con password di controllo avanzate.
Desktop con miniature intuitive
PaperPort Professional offre un desktop visivo con grandi miniature di pagine e documenti che migliorano il modo di lavorare con i file, le foto digitali, i file PDF, i moduli digitalizzati ed elettronici, le pagine Web salvate e tutti i documenti cartacei digitalizzati. Esplorate velocemente, organizzate e utilizzate tutti i file senza doverli aprire.
Gestione cartelle
Le funzionalità di gestione completa delle cartelle vi consentono di organizzare i documenti e di accedere facilmente alle informazioni. Potete contraddistinguere le cartelle scegliendo tra 29 colori. Le directory di cartelle vi permettono di individuare i documenti con facilità. Allegate note alle cartelle e aggiungete automaticamente queste informazioni ai file che digitalizzate. Create più cartelle contemporaneamente importando un elenco dei nomi delle cartelle da un file di testo.
Assemblate i documenti PDF personalizzati tramite il trascinamento
PaperPort Professional ha una struttura di visualizzazione unica che mostra le miniature delle singole pagine accanto alle miniature dei documenti. Trascinate interi documenti in un altro o copiate e incollate in modo selettivo singole pagine da un documento PDF a un altro.
Assemblate rapidamente documenti PDF personalizzati combinando le scansioni e le foto con i file Microsoft® Word, Excel® e PowerPoint®. E dopo aver assemblato un documento PDF personalizzato, questo è subito pronto per l'invio tramite e-mail. Non c'è alcuna necessità di costose operazioni di stampa, copia, fax o invio postale. È proprio come impilare, spillare e spedire diversi fogli di carta: la differenza è che in questo modo si risparmia tempo e fatica e l'ambiente ringrazia.
Compilazione dei moduli elettronici facile e veloce
Create in pochi minuti dei moduli chiari, condivisibili e ricercabili che rispecchiano gli originali cartacei. L'ampio controllo degli elementi del modulo assicura in ogni momento dei moduli perfetti. Grazie alla funzione FormTyper™ di PaperPort non dovrete più compilare un formulario a mano.
FormTyper riconosce automaticamente le caselle di controllo e identifica i campi del modulo in modo da poter rapidamente passare con il tasto tabulazione al successivo campo compilabile, digitare le informazioni e stampare, salvare o inviare per e-mail il modulo compilato. I timbri trasparenti di PaperPort sono perfetti per aggiungere firme digitalizzate. È più veloce e più conveniente rispetto all'invio di fax o lettere. E non si corre più il rischio di incomprensioni causate dalla calligrafia.
Individuazione immediata delle cartelle importanti
PaperPort Professional consente di contrassegnare le cartelle di uso comune in modo da poter trovare subito i documenti in esse contenuti. Il pulsante "Indietro" permette di aprire facilmente le cartelle visualizzate di recente e di ridurre i tempi di navigazione tra i diversi percorsi.
Recupero veloce dei documenti tramite i motori di ricerca standard
Poiché PaperPort salva tutti i documenti digitalizzati e i file come file PDF completamente ricercabili sul vostro desktop digitale, trovare ciò che serve è sempre un gioco da ragazzi. Tutto ciò che dovete fare per individuare rapidamente uno specifico file sul vostro computer o sulla rete condivisa, è inserire delle parole chiave o delle frasi in Windows® Desktop Search o in Google®.
Indicizzazione pianificabile
Il flessibile modulo Index Manager di PaperPort Professional consente di pianificare la conversione di tutti i file di immagine e dei documenti ricercabili tramite il sistema integrato OmniPage Search Indexer e di effettuarla nei momenti di minore utilizzo del computer.