Organice fácilmente
De todo lo que se ha comentado sobre la administración de documentos a nivel de la empresa, el escritorio individual no se tuvo en cuenta mayormente. Sin embargo, a medida que las empresas invierten en soluciones de software de administración de documentos, deben tener en cuenta que los empleados pasan la mayor parte del tiempo trabajando con documentos en sus equipos individuales, en lugar de un depósito en red.
Es fácil dar por sentado que Microsoft® Windows® ofrece todas las funciones necesarias para administrar documentos, pero esto no es así. Solo PaperPort Professional salva las diferencias entre lo que ofrece Windows y la capacidad de administrar documentos impresos digitalizados y PDF de manera rápida, fácil y eficaz en un escritorio digital. A su vez, proporciona una vía de acceso perfecta al software de administración de documentos en toda la empresa. Simplemente, no encontrará otra aplicación de administración de documentos para equipos que pueda hacer todo eso.
Lo mejor que le puede pasar a su equipo después de Windows
PaperPort está diseñado para funcionar con Microsoft Windows de la manera más eficaz posible, al optimizar las funciones necesarias que ya están disponibles para lograr un entorno completo de administración de documentos de escritorio. PaperPort utiliza la estructura existente de carpetas de Windows y, al mismo tiempo, le permite personalizar las carpetas que desea visualizar en un momento determinado. PaperPort es simplemente el escritorio de documentos más avanzado para Windows.
Protección y seguridad: el cumplimiento es obligatorio
Debido a la integración superior de PaperPort con Windows, usted puede estar seguro de que PaperPort proporcionará acceso a las carpetas de su equipo solamente a aquellos que tengan los derechos de acceso correspondientes. Por otra parte, solo usted puede acceder a aquellas carpetas para las cuales tenga derechos de acceso.
PaperPort utiliza seguridad en el lugar desarrollada e implementada a través de Windows, de manera que el personal de TI no tendrá que reinventar la rueda ni necesitará una inversión adicional. Se le solicitarán contraseñas, según sea necesario, como si estuviera trabajando directamente en Windows. También tiene el control absoluto para modificar el acceso a las carpetas compartidas en caso de que tenga derechos de administrador. Además, PaperPort le ofrece la capacidad de asegurar archivos PDF individuales con un control avanzado de contraseñas.
Escritorio intuitivo con miniaturas
PaperPort Professional le ofrece un escritorio visual con miniaturas de páginas y documentos claras y de tamaño adecuado para mejorar la manera en que trabaja con archivos de aplicaciones, fotografías digitales, archivos PDF, formularios electrónicos y digitalizados, páginas de Internet guardadas y todos sus documentos impresos digitalizados. Busque, organice y utilice rápidamente todos sus archivos sin necesidad de abrirlos para ver qué contienen.
Administración de carpetas
Las funciones integrales de administración de carpetas le permiten organizar documentos para acceder fácilmente a la información. Puede diferenciar las carpetas por medio de 29 colores. Utilice los directorios de carpetas para encontrar los documentos con facilidad. Adjunte notas a carpetas y agregue automáticamente esa información a los archivos mientras los digitaliza. Incluso puede crear varias carpetas de una sola vez importando una lista de nombres de carpetas a partir de un archivo de texto.
Compile documentos PDF personalizados con la función arrastrar y colocar
PaperPort Professional brinda un diseño exclusivo de escritorio dividido que muestra miniaturas de páginas individuales junto con miniaturas del documento. Simplemente arrastre y coloque documentos enteros dentro de otro documento o copie y pegue páginas individuales de un documento PDF a otro.
Compile rápidamente documentos PDF personalizados al combinar digitalizaciones y fotografías con archivos de Microsoft® Word, Excel® y PowerPoint®. Y después de haber compilado su documento PDF personalizado, simplemente envíelo por correo electrónico a los destinatarios. Ya no tendrá que depender de los costosos gastos de impresión, copiado y envío por fax o por correo. Es como apilar, engrapar y enviar documentos impresos reales, pero de manera mucho más rápida, fácil y ecológica.
Rápido y fácil relleno electrónico de formularios
Cree en minutos formularios prolijos que se puedan compartir y con capacidad de búsqueda que dupliquen los originales impresos. Un mayor control de los elementos del formulario le garantiza que siempre tendrá formularios perfectos. Con la característica FormTyper™ de PaperPort, ya tendrá que completar formularios a mano.
FormTyper reconoce automáticamente las casillas de verificación e identifica los campos del formulario, para que pueda pasar rápidamente de un campo para rellenar al siguiente con el tabulador, escribir la información e imprimir, guardar o enviar por correo electrónico el formulario que haya completado. Los sellos transparentes de PaperPort son ideales para agregar firmas digitalizadas. Es más rápido y económico que enviar un fax o correo. ¡Y nunca más tendrá que preocuparse por manuscritos ilegibles!
Encuentre carpetas importantes inmediatamente
PaperPort Professional le permite marcar las carpetas que utiliza frecuentemente para poder acceder a sus documentos inmediatamente. El botón “Atrás” le facilita volver a visitar las carpetas recientemente visualizadas y evita tener que perder tiempo navegando para obtener información.
Encuentre documentos al instante con los motores de búsqueda estándar
Debido a que PaperPort guarda todos sus documentos digitalizados y archivos electrónicos como archivos PDF con capacidad de búsqueda completa en su escritorio digital, encontrar lo que necesita será siempre rápido y fácil. Solamente debe escribir palabras clave o frases en Windows® Desktop Search o Google® y localizar rápidamente un archivo específico en su equipo o red compartida.
Incluya la indexación en su cronograma
El flexible Index Manager de PaperPort Professional le permite aprovechar los horarios de procesamiento fuera de las horas pico al programar cuándo y cómo PaperPort convertirá todos sus archivos de imagen en documentos con capacidad de búsqueda por medio de OmniPage Search Indexer incorporado.